Työ- ja elinkeinoministeriössä puhaltavat muutoksen tuulet

Työ- ja elinkeinoministeriön Etelä-Espan osoitteessa astuttiin viime ”syyslukukauden” alussa uuteen ajanjaksoon: toimintaan avoimessa yhteistilassa.  Pilottitilan tavoitteena on luoda toimiva monitilaympäristön esimerkki koko organisaatiolle ja testata työympäristöä, jossa kenellään työntekijällä ei ole nimettyä työpistettä. 

”Kun meille tarjottiin mahdollisuutta toimia pilottina avokonttorikokeilulle suostuimme heti. Sekuntiakaan ei tarvinnut miettiä”, kertoo Antti Joensuu TEMin konserninohjausyksiköstä.

TEMin ratkaisu ei ole tyypillisin ministeriöissä käytetty tilaratkaisu. Ennakkoluulottomuutta ja arjen anarkiaa on TEMissäkin tarvittu. Antti Joensuu kuitenkin rohkaisee vilpittömästi muitakin kokemaan, miten paljon avoimuus lisää ja parantaa tuloksellista ja spontaania yhdessä tekemistä.

”Kun tehdään töitä, missä tarvitaan monen eri osaajan koordinointikykyä ja asiantuntemusta, tällainen tila on ihan omiaan. Yhdessä toimiminen – nyt konkreettisesti entistä avoimemmin – tuottaa hedelmällisiä lopputuloksia. Asiat hoituvat yllättävän vaivattomasti ja luontevasti, kun toimitaan samassa tilassa. Ja kun tarvitaan hiljaisempaa hetkeä, siihenkin löytyy tiloja.”

Yksi avotilan käyttäytymissäännöistä on, ettei saman pöydän ääreen saa tulla seuraavana päivänä. Tällä ylläpidetään tilan pysymistä avoimena ja kaavoihin kangistumattomana työpisteenä.

TEMin uusittujen tilojen keskiössä on viihtyisä Keidas taukopaikaksi vapaamuotoisille kohtaamisille ja kahvihetkille.

Ikkunaseinälle muodostui valoisa ja kutsuva tiimitila yhdistämällä kaksi työhuonetta kuuden hengen käyttöön. Pöydät on varustettu tietotekniikkayhteyksin; sähkökäyttöisesti säädettävissä pöydissä on hyvät näytöt ja telakat kannettaville tietokoneille. Papereille ja muille tarvikkeille on seinän vierustoilla ovelliset siistit kaapit.

Viereisessä huoneessa, vetäytymistilassa, on pieni neuvottelutila ja kaksi työpöytää rauhallisempaan työskentelyyn. Oven saa perässään kiinni, se riittää kertomaan muille yksityisyyden tarpeesta.

Antti Joensuu tosin huomauttaa, ettei tiloissa ole turhaa hälinää avotilasta huolimatta. Akustiikasta huolehtivat seinämateriaalit ja kokolattiamatto.

Uudenlaista ajattelua ja rohkeutta oli myös muutosprosessin läpiviemisessä. Koko prosessi hoidettiin läpi sosiaalisessa mediassa, yhtä ainoaa raporttia tai selvitystä ei lähetetty sähköpostitse.

Kaikki tilat suunniteltiin oman henkilöstön ja työympäristömuutoksiin erikoistuneen Workspacen kanssa.  Senaatti-kiinteistöt toimi hankkeen koordinoijana.