Senaatti-kiinteistöjen keskeisenä tehtävänä on hoitaa ja ylläpitää valtion kiinteistövarallisuutta siten, että kiinteistöjen arvo ja käytettävyys säilyvät. Ylläpidolla on tärkeä rooli muun muassa toimitilojen sisäilman laadussa ja energiankulutuksen vähentämisessä.

Kiinteistöjen ylläpito käsittää kiinteistönhoidon ja kunnossapidon. Kiinteistönhoito sisältää kiinteistönhuollon ja teknisten järjestelmien hoidon, viallisten kohteiden korjaamisen, siivouksen, jätehuollon ja ulkoalueiden hoidon. Kunnossapitoa on kiinteistön ominaisuuksien säilyttäminen joko uusimalla tai korjaamalla vialliset ja kuluneet osat siten, että kohteen suhteellinen laatutaso ei olennaisesti muutu.

Senaatti-kiinteistöjen ylläpitoprosessi kehittää ja vastaa Senaatti-kiinteistöjen ylläpitotoiminnoista. Ylläpitoprosessi on yksi Senaatti-kiinteistöjen neljästä operatiivisesta prosessista. 

Kiinteistöjen ylläpidossa Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on:

  • saada aikaan tavoitteiden mukaiset sisäilmaolosuhteet
  • kehittää energiankulutusta vähentäviä toimintamalleja
  • huolehtia, että kiinteistöt ovat elinkaarensa mukaisessa teknisessä kunnossa
  • toteuttaa kiinteistöjen ylläpito optimaalisin kustannuksien huomioiden volyymietu
  • saavuttaa asetetut kulutustavoitteet.

Salkunhallintaprosessi määrittelyjen apuna

Senaatti-kiinteistöt määrittelee kiinteistöjen ylläpitoa, investointeja ja kehittämistoimintaa salkunhallintaprosessin avulla. Prosessissa kiinteistökanta arvioidaan vuosittain, jotta toimenpiteet osataan kohdistaa oikein. Salkutuksen perusteella laaditaan keskipitkän aikavälin suunnitelmat kiinteistöjen ylläpidolla ja hoidolle sekä vuosisuunnitelma, jolla varmistetaan kiinteistöjen käytettävyys, energiatehokkuus, terveellisyys, turvallisuus ja taloudellisen arvon säilyminen. Ylläpito pyritään toteuttamaan optimaalisin kustannuksin volyymietu huomioiden ja saavuttamaan asetetut kulutustavoitteet.

Ylläpito perustuu kumppanuuteen

Senaatti-kiinteistöjen toimintatapa kiinteistöjen ylläpidossa perustuu operatiiviseen kumppanuuteen alan palveluntuottajien kanssa. Kiinteistönhoidossa Senaatti-kiinteistöillä on viisi valtakunnallisesti toimivaa palveluntuottajaa, joiden kesken Senaatti-kiinteistöt kilpailuttaa kiinteistönhoidon.

Kumppanuuden tavoitteena on syventää eri osapuolten välistä kehittämisyhteistyötä ja tehostaa toimintamalleja laadun parantamiseksi ja kustannustason hallitsemiseksi.

Kiinteistöjen hoitokulujen jakautuminenv. 2011, milj. euroa

Saavutuksista palkitaan

Kumppaneiden kanssa Senaatti-kiinteistöillä on käytössä palkkio-sanktio-sopimusmalli, jossa määritellään tavoitteet energiankulutukselle, laadulle ja käyttäjätyytyväisyydelle.

Kriteerien määrittelyssä on huomioitu palveluyrityksen, tilassa toimivan asiakkaan ja Senaatti-kiinteistöjen näkökohdat. Palveluntuottaja saa tavoitteidensa saavuttamisesta palkkion, jonka se siirtää edelleen henkilöstölleen. Senaatti-kiinteistöt ja ylläpidon kumppanit arvioivat palvelun laatua säännöllisissä vuosittaisissa tapaamisissa ja sopivat yhteisistä kehittämistoimenpiteistä. 

Vuodelle 2011 asetetut tavoitteet saavutettiin

Tärkeimmät toimenpiteet ja saavutukset vuoden 2011 aikana:

  • Sähkönkulutuksessa on päästy tavoitteiden mukaisesti laskevalle uralle.
  • Energian mittaamisen ja energianhallinnan toimintamallit on laadittu.
  • Uusi kiinteistönhoidon palvelutuotekirjasto on laadittu ja otettu käyttöön. Palvelutuotekirjasto uudistettiin yhteistyössä palvelutuottajien kanssa.
  • Automaattinen palvelupyyntöjen siirtyminen eri järjestelmien välillä UBL-viesteinä Senaatti-kiinteistöjen, kiinteistönhoidon palveluntuottajien ja huoltokirjatoimittajien kesken.

Kertomusvuonna kilpailutettiin myös kiinteistönhoidon puitesopimukseen perustuen kolmivuotisen kilpailuttamisohjelman ensimmäinen vaihe ja toteutettiin kunnossapidon auditoinnin toimenpide-ehdotukset. Kiinteistönhoidon uusi palkki-sanktio-sopimusmalli otettiin käyttöön valtakunnallisesti koko sopimuskannassa ja sähköinen tilausjärjestelmä ylläpidon hankinnoissa.   

Vuoden 2012 suunnitelmat

Vuonna 2012 kilpailutetaan kiinteistönhoidon toinen vaihe. Palvelutuottajien henkilöstön ja senaattilaisten sisäilmaosaamiseen panostetaan edelleen.

Tavoitteena on edelleen yhdenmukaistaa toimintamalleja valtakunnallisesti ja jalkauttaa energianhallinnan toimintamallit.  Energianhallinnan yhtenä keskeisenä kehittämiskohteena on Virtuaalinen kiinteistö - kehityshankkeen läpivienti.

Oikeusministeriö ja Senaatti-kiinteistöt solmivat vuoden 2010 joulukuussa yhteistyösopimuksen valtakunnallisen oikeushallinnon toimitila-...

Senaatti-kiinteistöjen uusi CREM-toimintamalli tuo mukanaan uudet haasteet myös ylläpidolle. Edelleenvuokrattavan kohteen rakenteiden, energiakulutushistorian sekä ylläpitoon liittyvien sopimusten sisällön selvittäminen vuokrasopimusvaiheessa on tärkeää. Näissä kohteissa Senaatti-kiinteistöillä on uusi tehtävä olla omistajan ja Senaatti-kiinteistöjen käyttäjävuokralaisen välissä. Ylläpidon ja Senaatti-kiinteistöjen henkilöstön rooli ja vastuut eri vuokramalleissa ja asiantuntijapalveluissa on mietittävä ja kuvattava prosesseihin.

Tästä eteenpäin

Tulevaisuudessa Senaatti-kiinteistöt syventää toimintaansa kiinteistöjen käyttäjien kanssa yhteisten tavoitteiden saavuttamiseksi muun muassa energia-asioissa.  Tähän liittyen Senaatti-kiinteistöt on käynnistänyt sähkönsäästökampanjan. Sähkönkulutusta pyritään alentamaan vaikuttamalla käyttäjien toimintaan.Tavoitteeseen pyritään henkilökohtaisen osallistamisen kautta muun muassahyödyntämällä nykyaikaista viestintäteknologiaa sosiaalista mediaa.

Linkki sivuille Senergia.fi

Projektin verkkosivuilla käyttäjät voivat tarkastella oman toimintansa vaikutusta työpaikkansa sähkönkulutukseen, saada sähkönsäästövinkkejä ja keskustella energiankäyttöön liittyvistä asioista.

Senaatti-kiinteistöt aloitti käyttäjäsähköprojektin Oulussa vuonna 2010. Pilottikohteina olivat Vero- ja työvoimatalo sekä Ympäristötalo. Tulosten mukaan verohallinnon sähkönkulutus laski projektin vaikutuksesta 18,7 %, työvoimahallinnon 7,8 % ja Elyn 2 %. Oulun lisäksi projekti on käynnissä nyt myös Kajaanissa, Kemissä ja Joensuussa. Tänä keväänä projekti aloitetaan Mikkelissä, Lappeenrannassa, Kotkassa ja Lahdessa.