Hankintatoimi perustuu Senaatti-kiinteistöjen liiketoimintastrategian ja valtion hankintastrategian linjauksiin.  Julkisissa hankinnoissa tavoitteena on kokonaisratkaisu, joka on ekologisesti, taloudellisesti ja sosiaalisesti kestävää.

Senaatti-kiinteistöt on merkittävä palveluiden ostaja.  Liiketoiminta rakentuu vahvasti ulkopuolisten palveluntuottajien osaamisen varaan.   Senaatti-kiinteistöillä on uusi hankintastrategia, joka määrittelee hankintojen johtamisjärjestelmät sekä vuosien 2012-2014 keskeiset yleisen tason tavoitteet.   Näitä ovat hankintojen johtamismallin selkiyttäminen, hankinnan strategisemman aseman vahvistaminen, asiakaslähtöisyyden vahvistaminen hankinnoissa, toimittajaverkoston ja toimittajuuden hallinnan kehittäminen sekä kannattavuuden ja tuottavuuden parantaminen.

Vastuullisuus hankinnoissa

Senaatti-kiinteistöt ottaa hankintatoimessaan huomioon yhteiskuntavastuun kolme näkökulmaa. Taloudellinen vastuullisuus merkitsee, että rakennuskantaa hyödynnetään tehokkaasti ja sen taloudellista ja käyttöarvoa lisätään muuntojoustavuutta parantamalla. Uudisrakentamisen sijaan pyritään tehostamaan olemassa olevaa rakennuskantaa.

Ympäristövastullisuus tarkoittaa, että Senaatti-kiinteistöt tekee ympäristönäkökulmat huomioonottavia, terveellisiä, turvallisia ja viihtyisiä tilaratkaisuja, jotka mahdollistavat ympäristöä vähemmän kuormittavan ylläpitotoiminnan.

Sosiaalisesta näkökulmasta tarkasteltuna rakentamisen ja rakennusten ylläpidon päämääränä on luoda ja ylläpitää esteettömyyden vaatimukset huomioon ottaen sisäolosuhteineen turvallisia, terveellistä ja viihtyisää rakennettua ympäristöä.  Senaatti-kiinteistöt myös työllistää merkittävän määrän rakentamis- ja ylläpitohenkilöstöä. Senaatti-kiinteistöt valvoo hankintaketjunsa yhteiskunnallisten velvoitteiden täyttymistä ja on laatinut talousrikollisuuden torjuntaan erillisen toimenpideohjelman, jossa asetetaan toimittajille vaatimuksia mm. lakisääteistä tiukemmista pätevyyksistä sekä rajoituksia urakoiden ketjuttamiseen.

Talousrikollisuuden torjunta

Kestävän kehityksen mukaiset hankinnat

Valtioneuvoston hankintastrategian mukaan vuonna 2015 kaikissa valtion keskushallinnon hankinnoissa on otettava huomioon ympäristönäkökulma, jotta ympäristökuormitusta ja ilmastovaikutuksia voidaan vähentää tuntuvasti.

Senaatti-kiinteistöjen kestävät hankinnat liittyvät ennen kaikkea investointeihin, eli uudis- ja peruskorjauksiin, joissa kiristyvät energiavaatimukset asettavat uudenlaisia tavoitteita muun muassa rakennusten suunnittelulle.

Senaatti-kiinteistöt ottaa huomioon rakentamisessa ja ylläpidossa kestävän kehityksen periaatteet, ja ympäristönäkökulmat on huomioitu myös kaikissa prosesseissa. Senaatti-kiinteistöillä on käytössään ekologisen rakennuttamisen -menetelmä, jonka keskeisiä osia ovat hankkeelle tarveselvitysvaiheessa tehtävä ympäristöselvitys ja hankesuunnitteluvaiheessa asetettavat ympäristötavoitteet.

Ympäristötavoitteista tärkeimpiä ovat rakennuksen energiankulutus ja tilojen muunneltavuus. Myös sisäilman laatuun vaikuttavat tekijät ja rakennusmateriaalien terveellisyys, rakennuksen huollettavuus ja korjattavuus otetaan huomioon hankinnoissa. Käytettäville materiaaleille asetetaan sisäilmaolosuhteisiin, elinkaareen, energiatehokkuuteen ja kierrätettävyyteen liittyviä vaatimuksia, samoin ylläpidossa on mm. ilmastoinnin suodattimille asetettu vastaavia vaatimuksia.

Rakennuksille asetetaan käyttöikätavoite ja laaditaan rakennusosakohtainen käyttöikäsuunnitelma. Ympäristötavoitteiden toteutumista arvioidaan sekä suunnitteluvaiheessa että käyttöönoton yhteydessä.

Kestävät kilpailutuskäytännöt

Valtion liikelaitoksena Senaatti-kiinteistöt noudattaa julkisia hankintoja koskevia säännöksiä, jotka ohjaavat varsin yksityiskohtaisesti hankintamenettelyä, siihen liittyvää ilmoittamista, määräaikoja ja päätöksentekoa.

Keskeisinä periaatteina ovat tarjoajien tasapuolinen kohtelu ja syrjimättömyyden vaatimus sekä kilpailumenettelyn läpinäkyvyys.

Hankinnoissa on tähän mennessä turvauduttu pääosin perinteisiin kilpailutusmenetelmiin, joskin erilaisia uusia kokeiluja on tehty. Esimerkkinä voidaan mainita palkkio-sanktio-mallit rakennuttajakonsulttisopimuksissa, projektijohtourakoinnin lisääminen ja kokeilu myös taloteknisessä urakoinnissa. Kertomusvuonna laaditun uuden hankintastrategian mukaan jokaiselle vuodelle asetetaan tavoitteet uusien hankintamenettelyjen lukumäärille.

Senaatti-kiinteistöt on uusinut vuonna 2011 omat eettiset toimintaperiaatteensa, ja näistä on järjestetty senaattilaisille web-pohjainen tentti, jonka kaikki ovat suorittaneet. Eettisissä toimintaperiaatteissa kielletään yksiselitteisesti Senaatti-kiinteistöjen hankintojen yhdistäminen yksityisiin hankintoihin.

Uusia toimintamalleja hankintatoimessa

Senaatti-kiinteistöt on edistänyt kestävän kehityksen toimintamalleja hankintatoimessaan muun muassa ottamalla käyttöönsä sähköisen hankintajärjestelmän.  Se otettiin ensin käyttöön hallinnollisissa hankinnoissa ja vuonna 2011 kaikissa ylläpidon hankinnoissa. Vuonna 2012 sen käyttö laajenee investointeihin.   

Verkkolaskutus on ollut Senaatti-kiinteistöissä käytössä jo useamman vuoden ajan.

Seuranta ja kehitys

Senaatti-kiinteistöillä oli vuoden lopussa vireillä kaksi hankinta-asiaa markkinaoikeudessa ja yksi korkeimmassa hallinto-oikeudessa, kaksi asiaa hallinto-oikeudessa ja seitsemän asiaa käräjä- tai hovioikeudessa.  Suurimmat riidat liittyivät muun muassa tulipaloa koskeviin vakuutuskorvauksiin ja rakennushankkeisiin liittyviin asioihin.