Työympäristöjen kehittäminen

Senaatti-kiinteistöjen tavoitteena on valtion toimitilastrategian mukaisesti tuottaa tilaratkaisuja ja palveluja, joilla tuetaan asiakkaiden toimintaa kustannustehokkaasti ja joilla varmistetaan valtiokonsernin kokonaisedun ja toiminnan yhteiskuntavastuullisuuden toteutuminen. Senaatti-kiinteistöjen työympäristökehittämisen asiantuntijapalvelut ovat keskeisessä roolissa tilojen toimivuuden varmistamisessa.

Valtionhallinto jatkuvassa muutoksessa

Valtion työympäristöt ovat monien muutosten kohteena. Toimintaan ja tiloihin vaikuttavat muun muassa valtion tuloksellisuus- ja vaikuttavuusohjelma, taloudellinen tilanne,  organisaatiomuutokset, toimintojen keskittäminen ja kestävän kehityksen vaateet.  Myös erilaisuuden huomioimisen tarve kasvaa: väestön ikääntyminen, monikulttuurisuuden lisääntyminen ja työväestön eri-ikäisten ja eri elämäntilanteissa olevien työntekijöiden toisistaan poikkeavien tarpeiden ja arvostusten huomioimisen vaatimus korostuu entisestään. Kilpailu hyvistä osaajista kasvaa ja työtavat ja asiakaspalvelu muuttuvat uusien teknologioiden myötä – etätyö, liikkuva- ja monipaikkainen työ yleistyy. 

Muutosten myötä työhön ja sitä kautta toimitiloihin liittyvät paineet kasvavat kaikilla sektoreilla.  Toimitiloja ja työympäristöjä tulee kehittää, resursoida ja johtaa siten, että ne palvelevat uusia työn tekemisen tapoja ja kaikkia niitä tavoitteita, joita toimitiloille asetetaan, kuten taloudellisuus, toiminnallisuus, terveellisyys, turvallisuus ja ekologisuus.

Uudet työn tekemiset tavat ovat jo täällä

Valtionhallinnon organisaatioiden tuottavuutta parannetaan mm. ottamalla käyttöön uusia tieto- ja viestintäteknologiaa hyödyntäviä työn tekemisen tapoja. Näillä tarkoitetaan yleensä tietoteknologian mahdollistamaa hajautettua, monipaikkaisesti tapahtuvaa paikasta ja ajasta riippumatonta työskentelyä.

Työ on jo merkittävässä määrin siirtynyt fyysisistä paikoista myös verkkoon. Fyysisten paikkojen merkitys ei vähene vaan muuttuu. Tarvitaan työtiloja sekä keskittymistä vaativalle yksilötyölle että kohtaamisille ja uutta luovalle yhteistyölle. Samaan aikaan eri sukupolvien erilaiset toiveet fyysiselle, virtuaaliselle ja sosiaaliselle työympäristölle tulevat organisaatioiden työympäristöratkaisujen ja johtamisen soviteltavaksi haasteeksi.

Muutos on jatkuvaa

Rakenteellisiin uudistuksiin, uusiin ja erilaisiin työn tekemisen tapoihin, tehokkaampaan resurssien käyttöön liittyy usein toimintatapoihin ja tilojen käyttötapoihin liittyviä muutoksia ja kehittämistarpeita. Muutos on organisaatiolle aina haaste. Tähän haasteeseen Senaatti-kiinteistöt tarjoaa asiantuntijapalveluita ylimmän johdon ja muutoksen läpiviennin tueksi. Tavoitteena on myös parantaa työympäristön joustavuutta ja tukea tilojen visuaalisella ilmeellä haluttua julkikuvaa.

Työympäristöjen kehitysprojekteissa tarkastellaan yhtäaikaisesti sekä tiloja, toimintaa että teknologiaratkaisuja. Ratkaisut kehitetään yhteistyössä käyttäjien kanssa muutosta johtaen. Senaatti-kiinteistöt tuottaa työympäristöpalvelut asiakkailleen yhteistyössä kumppaniverkostonsa kanssa.

Työympäristöt tukemaan uusia työtapoja

Vuonna 2011 ministeriöiden ja virastojen työympäristöjä kehitettiin tukemaan uusia työnteon tapoja. Monipaikkaista ja liikkuvaa työtä tukevat konseptit ja monitilaratkaisut yleistyivät.

Alkuvuodesta 2011 valmistui Tekesin uraauurtava Työympäristöjohtamisen linjaukset -raportti, joka kuvaa monipaikkaista työtä tukevan työympäristökonseptin ja mallin sen johtamiseksi.

TEM:n konserniohjausyksikölle rakennettiin pilottitila, jossa testataan liikkuvaa työtä ja jaettuja työpisteitä. VM:lle suunniteltiin Valtioneuvoston linnaan monitilaratkaisu,  jossa niin ikään pilotoidaan uusia työn tekemisen tapoja.

Terveyden ja hyvinvoinnin laitokselle kehitettiin kampusvisio, joka tukee kaikkien THL:n toimintojen keskittämistä Tilkanmäelle. Tämän työn yhteydessä analysoitiin myös tutkimus- ja asiantuntijatyön sisältöä ja monipaikkaisuutta.

Tullihallituksen työympäristöprojektissa on tavoitteena keskittää viraston toiminnot nykyisestä 12 toimipisteestä kahteen kiinteistöön Pasilaan ja luoda yhdistyville toiminnoille yhtenäinen työympäristökonsepti.

Työympäristöpalveluja markkinoitiin aktiivisesti. Erilaisia kehittämisprojekteja toteutettiin kaikkiaan yhdeksälle asiakkaalle. Useassa hankkeessa luotiin myös asiakkaan tavoitemielikuvaa tukeva visuaalinen konsepti, ja sisustussuunnittelu toteutettiin henkilöstöä osallistaen.

Työ- ja elinkeinoministeriön Etelä-Espan osoitteessa astuttiin viime ”syyslukukauden” alussa uuteen ajanjaksoon: toimintaan...

Verkostoja ja kehitystyötä

Vuoden 2011 aikana tuotteistettiin Senaatti-kiinteistöjen työympäristöpalvelut. Työn tavoitteena on ollut vakioida palvelujen sisältö ja kustannukset, mikä helpottaa palvelujen markkinointia ja ostamista. Iso kehitystyö ja ponnistus oli myös työympäristökonsulttien nelivuotisen puitejärjestelyn kilpailuttaminen.

”Senaatti 200 vuotta” -arkkitehtuurinäyttelyyn laadittiin Tulevaisuuden työympäristö –multimediaesitys, joka kuvaa työympäristöjen murrosta ja uusia työympäristöratkaisuja. Senaatti-kiinteistöt oli mukana myös Tekesin Tila-ohjelman toimittamassa Käyttäjälähtöiset tilat –oppaassa (PDF), joka on ensimmäinen suomenkielinen työympäristökehittämistä laajasti käsittelevä julkaisu.

Kesäkuussa Senaatti-kiinteistöt järjesti The WorldwideWorkplaceWeb-verkoston vuosiseminaarin, jonka teema oli ”Innovation, Sustainability and Workplace Concepts and Solutions”. Osallistujia seminaariin saapui kymmenestä maasta.

Senaatti-kiinteistöt osallistuu aktiivisesti asiakas- ja käyttäjälähtöiseen sekä monitieteelliseen työympäristötutkimuksiin liittyviin hankkeisiin. Olemme erityisesti mukana selvittämässä toimintaympäristön muutosten sekä tieto- ja kommunikaatioteknologian vaikutuksia organisaation toimintatapoihin sekä työympäristö- ja toimitilaratkaisuihin.  Ajankohtaisia työympäristötutkimushankkeita esitellään kotisivuillamme.

Työympäristöjä johdetaan portfoliotasolla

Työympäristöjohtamisella voidaan tukea organisaatioiden ydintoiminnalle asetettujen tavoitteiden saavuttamista ja tuottaa lisäarvoa toiminnalle. Se voi yksinkertaisimmillaan olla sitä, että toimitilakustannuksista vapautetaan raharesursseja varsinaiseen toimintaan käytettäväksi. Työympäristökehittämisen keinoin toteutettujen portfoliotason konseptien ja suunnitteluohjeiden avulla päästään askel pitemmälle – tilat saadaan tukemaan työn tuottavuutta ja tehokkuutta.

Vaikuttavaa julkisten varojen käyttöä

Valtakunnalliset toimitila- ja työympäristökonseptit toimipisteverkostoille ja kokonaisille hallinnonaloille ovat yleistyneet osana Toimistot-toimialan asiakkuuksiin liittyvää kehittämistä. Konsepti kiteyttää toiminnan tulevaisuuden vaatimukset toimitiloille ja konkretisoi ratkaisut suunnitteluohjeiksi. Toimipisteverkostolle kehitetyt konseptit palvelevat tulosohjausta, jonka tavoitteena on muun muassa saada aikaan mahdollisimman vaikuttavaa ja taloudellisesti tehokasta julkista toimintaa ja julkisten varojen käyttöä.

Käytäntöön vietynä konseptit tuottavat mittakaavaetuja, kuten tilamuutosten läpiviennin tehokkuutta ja helppoutta sekä kustannusten ja ajansäästöä. Lisäksi konseptien määritysten avittamana muodostuu toiminnallisesti, visuaalisesti ja tilarakenteeltaan mahdollisimman yhdenmukaisia ratkaisuja eri paikkakunnille. Esimerkiksi virastojen asiakkaat ja sidosryhmät hyötyvät konsepteista tasalaatuisemman palvelun ja asiakaskokemuksen muodossa.

CREM-yhteistyö tiivistyi kertomusvuonna

Vuoden 2011 merkittävimmät toimipisteverkoston konseptointihankkeet liittyivät Senaatti-kiinteistöjen Toimistot –toimialan yhteistyösopimuksiin kahden merkittävimmän asiakkuuden kanssa. Oikeusministeriön oikeushallinto-osaston ja valtakunnansyyttäjäviraston sekä poliisihallituksen kanssa tehdyissä yhteistyösopimuksissa on sovittu valtakunnallisten konseptien kehittämisestä, käyttöön liittyvästä yhteistyöstä sekä oikeuksista konseptiin.

Kunkin yhteistyösopimuksen mukaan Senaatti-kiinteistöt ja asiakas omistavat yhdessä toimitila- ja työympäristökonseptin sekä siihen liittyvät suunnitteluohjeet. Valtakunnalliset konseptit kiteyttävät asiakkaan toimitiloihin ja työympäristöön liittyvät tarpeet ja linjaukset toimipisteverkoston ratkaisujen kehittämiseksi ympäri Suomea. Konseptien linjauksia sovelletaan asiakkuuksien kaikkiin toimipisteisiin vaiheittain.

Yhteistyösopimukset ovat yksi konkreettinen osoitus valtion toimitilajohtamista palvelevasta toiminnasta.  Sopimukset ovat osoitus aidosta kumppanuudesta ja yhteistyön tiivistämisestä. Konseptin yhteisomistus käytännössä velvoittaa molemmat osapuolet ylläpitämiseen, kehittämiseen ja linjausten toteutumiseen paikallistasolla. Yhteistyömalli sopii asiakkuuksille, joilla on samansisältöistä toimintaa useilla paikkakunnilla ympäri Suomea.

Vuoden 2011 aikana syvennettiin oikeushallinnon toimitila- ja työympäristökonseptia merkittävästi ja laadittiin istuntosalien suunnitteluohjeet.  Lisäksi kehitettiin poliisitalokonsepti ja siihen liittyvät suunnitteluohjeet. Myös ELY-keskusten valtakunnallinen toimitilakonsepti sekä asiakaspalvelutilojen suunnitteluohje ja projektiin liittynyt pilottihanke Mikkeliin valmistuivat.  Valtakunnallisen TE-toimistokonseptin kehittäminen käynnistyi syksyllä 2011.